Vier von fünf Kollegen ärgern sich durchschnittlich über Teambesprechungen, weil sie oftmals ineffektiv verlaufen und dabei Arbeitszeit in Anspruch nehmen. In manchen Fällen haben Teamsitzungen sogar die Tendenz aus dem Ruder zu laufen und geben den Teilnehmern das Gefühl von Langeweile und Frustration. Um hier zu vermeiden, dass daraus ein mühsamer Akt der Zeitverschwendung wird, ist es wichtig darüber nachzudenken, wie der grobe Ablauf eines Teammeetings eigentlich aussieht und ob sich dabei alle Teilnehmer gleichermaßen einbringen können.

Hier ein paar Klassiker von typischen Fehlern in einer Teamsitzung: Führungskräfte wie Mitarbeiter nutzen die Meetings als Bühne zur Selbstdarstellung und finden keinen Dialog auf Augenhöhe. Darüber hinaus werden Themen besprochen, die im Prinzip schon entschieden sind und nur scheinbar diskutiert werden. Oder noch schlimmer: Es wird nur viel diskutiert, aber keine Entscheidungen getroffen bzw. es werden Entscheidungen getroffen, aber nicht umgesetzt.

Das alles führt dazu, dass sich Mitarbeiter vor der nächsten Teambesprechung schon gedanklich damit auseinandersetzen, wie sie diese mühsamen Besprechungsstunden überstehen sollen. Teamsitzungen sind im Grunde ein wichtiges Steuerungselement in einem Unternehmen, da sie dafür sorgen, dass die Teams die Ziele nicht aus den Augen verlieren und Abstimmungsprozesse untereinander erfolgen können. Es werden Themen bearbeitet, die für das gesamte Team relevant sind. Das Ziel einer Teambesprechung ist es, dass die Maßnahmen, an denen die unterschiedlichsten Mitarbeiter arbeiten, sauber und konfliktfrei ineinander greifen. Es können Schnittstellen geklärt und Zeitpläne abgestimmt werden.

Doch nicht nur für direkte Abstimmungsprozesse sind Teammeetings sinnvoll, sie können zudem auch genutzt werden, um kontinuierliche Verbesserungsprozesse am Laufen zu halten oder um neue Ideen zu entwickeln. Zudem sind sie wichtig für die Teamkultur und das schnelle Ausräumen und Beseitigen von Missverständnissen, Konflikten und Gerüchten. Grundsätzlich kann man behaupten, dass die einzelnen Charaktere in einer Teambesprechung immer die Gleichen sind. Die Offensiven und Meinungsbildner, die Stillen und Selbstzweifler, die Skeptiker und Moralisten. Durch diesen Mix aus unterschiedlichen Typen können emotionale Spannungen entstehen. Es sollte darauf geachtet werden, dass sich bei Meetings jeder der Teilnehmer einbringen kann und nicht alles nur von den dominanten Sprechern beherrscht wird.

Ein vom Team gewählter Moderator kann darauf achten, allen Meinungen Platz zu geben und jedem das gleiche Maß an Redezeit zur Verfügung zu stellen. Auch der Protokollführer kann maßgeblich dazu beitragen, dass die Kernbotschaften von bearbeiteten Themen übersichtlich und nachvollziehbar verschriftlicht werden. Für alle Beteiligten besteht die Aufgabe darin, eine gute Balance zwischen Emotion und Sachlichkeit zu finden, denn beides ist für den kreativen Arbeitsprozess wichtig und notwendig. Sollten sich bei einem Meeting nicht alle Themen zeitlich ausgehen, na und? Lieber zwischen den Themen etwas mehr Zeit einplanen um emotional geladenen Stimmungen etwas abklingen zu lassen und dafür nicht so wichtige Themen aufs nächste Mal verschieben. Die kurzen Pausen wirklich nützen, um auch mal abzuschweifen und über Belangloses oder Lustiges zu sprechen. Humor ist für Meetings ein dankbarer Begleiter.

Geben wir also darauf Acht, wie wir in einer gemeinsamen Teamsitzung aus einer produktiven Zeit auch eine konstruktive machen können.

Das Internet ist voll von guten Tipps und Möglichkeiten, nützen wir sie!

Wir bleiben am Ball….

Liebe Grüße,

Christoph, Michael, Christopher