Information und Kommunikation beeinflusst unsere tägliche Arbeit stark und nimmt mehr Zeit in Anspruch als wir es wahrscheinlich wahrnehmen. Gute und effiziente Kommunikation erhöht den Informationsfluss und steigert die Produktivität und die Motivation der Mitarbeiter. Bei der Abhandlung einer Tätigkeit werden 80 Prozent für Kommunikation und 20 Prozent für effektives Handeln aufgebracht. Im Umkehrschluss würde das bedeuten, dass 20 Prozent einer Arbeit 80 Prozent Kommunikation erfordern, um sie durchzuführen. Grund genug, um hier dieses Thema genauer zu durchleuchten.

Der Informationsfluss geschieht heutzutage auf mehreren Ebenen. Sei es der einfache Austausch im Gespräch unter Kollegen oder auch die E- Mail, die ein nicht wegzudenkendes Instrument für die Weitergabe von Informationen geworden ist. Wenn dann zwischendurch Telefongespräche geführt werden und man sich via Notizzettel das Wichtigste notiert, ist Kommunikation ohne Multitasking nur noch schwer möglich. Die Mitarbeiter werden mit immer mehr Informationen „überfüttert“ und können diese längst nicht mehr verarbeiten. Man fühlt sich überfordert und verzetteln sich im Informationsdschungel, weil man nicht mehr weiß, was relevant ist. Doch trotz dieser internen Informationsüberflutung herrscht bei den Beschäftigtet der Eindruck, nicht ausreichend und glaubwürdig informiert zu werden. Eine Studie dazu stellte fest, dass ein Mehr an Informationen und Medien zu einem Defizit an Informiertheit führt. Deshalb geht man in der modernen innerbetrieblichen Kommunikation wieder zurück zu alten Strategien, wie etwa „Weniger ist mehr“.

Zur E-mail…

Der Vorteil einer Weitergabe von Information via E-Mail liegt auf der Hand: mit geringem Aufwand erreicht man eine Vielzahl an Empfängern und kann Informationen somit schnell und bequem verbreiten. Doch für den Informationsfluss ist sie sowohl Segen als auch Fluch. Denn genau aus dieser Bequemlichkeit heraus wird vieles nur noch über E-Mail kommuniziert. Die dadurch entstehende Informationsüberflutung führt einerseits zu einer Unübersichtlichkeit im Posteingang und erfordert einen erheblichen zeitlichen Mehraufwand für die Bearbeitung. Um hier eine Nachvollziehbarkeit zu schaffen, ist es grundsätzlich wichtig, E-Mail-Texte kurz zu schreiben und darauf zu achten, dass die Kerninformation vollständig und verständlich verfasst wird. Oft ist die E-Mail zwar die einfachste, aber nicht die sinnvollste Art, Informationen fließen zu lassen.

Im persönlichen Gespräch…

Wenige Dinge sind so befriedigend wie ein offenes und tiefgehendes Gespräch mit einem anderen Menschen. Gute zwischenmenschliche Kommunikation fühlt sich prima an. Auf der anderen Seite erzeugt misslungene Kommunikation Stress und Schmerz. Wie gut und effizient wir kommunizieren können, beeinflusst unser Leben also tiefgehend. Wer gut kommunizieren kann, hat es im Leben einfacher.

Deshalb achten wir doch darauf, wie bzw. wie viel wir reden. Befolgen wir die einfachen Regeln der Kommunikation, indem wir darauf Wert legen, miteinander respektvoll und wertfrei zu sprechen. Unterhalten wir uns doch wieder mal über banale Dinge um die Stimmung zu lockern und wichtige Themen nicht zu „zerreden“. Selbst aus einem harmlosen Smalltalk kann ein tiefgründiges Gespräch entstehen.

Beim Telefonieren…

Oftmals sind Telefongespräche ein akutes Mittel, um Information schnell zu bekommen oder weiterzugeben. Hierbei ist im Wesentlichen zu bedenken, dass Gesprächspartner nicht persönlich vor einem stehen und jegliche Fehler in der Artikulation zu Missverständnissen führen kann. Darum ist es wichtig, eine Unterhaltung am Telefon frei von Emotionen zu führen und das bestehende Thema sachlich zu behandeln. Wenn man das Gefühl hat, für das Gespräch nicht optimal informiert zu sein oder nicht die notwendige Information zu erhalten, ist es oft besser, gleich zu reagieren und das Gespräch nicht unnötig in die Länge zu ziehen. Wichtiges sollte man notieren, in Ruhe nochmals durchdenken und eventuell an die betreffende Person weiterleiten. Gut geführte Telefongespräche erzeugen in kurzer Zeit einen hohen Informationsfluss und hinterlassen einen kompetenten Eindruck.

Abschließend soll noch erwähnt werden, dass Kommunikation immer stattfindet. Sie betrifft uns alle und jeder einzelne trägt dazu bei, wie gut Informationen dadurch transportiert werden. Die Qualität des Informationsflusses hat auch nichts mit dem Intellekt, dem Dienstgrad oder den verschiedenen Persönlichkeiten zu tun. Wichtig ist das Zwischenspiel von dem, was wir reden und wie wir zuhören. Eine große Portion Authentizität in unserer Art zu sprechen und ein offenes Signal, dem Anderen zuhören zu wollen erleichtert uns den Austausch und bewirkt ein angenehmeres und konstruktiveres Miteinander. Also, reden wir los!

Wir bleiben am Ball…

Liebe Grüße, Christoph & Michael